Klubbhåndbok

Kragerø IF Fotball ble stiftet i 1900 og er en selvstendig økonomisk enhet i Kragerø idrettsforening (Alliansen). Klubben ledes av daglig leder som rapporterer til styret.

Klubbens post- og besøksadresse er Kragerø IF Fotball, Steinmannstien 1, 3770 Kragerø. E-post: post@kragerofotball.no

1.1 Anlegg

Klubben eier et kontor/møtelokale, utstyrsbod og en kiosk. Kragerø kommune er grunneier på stadionområdet, arealene benyttet til fotballbaner disponeres og vedlikeholdes av Kragerø IF Fotball. Kunstgressbanene vedlikeholdes av Alliansens banemann. I tillegg har Alliansen klubbhus med garderober og samlingslokaler, et treningsrom og garasje som disponeres av klubben og Alliansens øvrige grupper.

1.2 Om håndboka

Håndboka skal være en oppslagsbok for alle personer som tilhører Kragerø IF Fotball – spillere, foreldre og alle som har verv i klubben. Den beskriver arbeidsoppgaver og ansvarsforhold for styremedlemmer, trenere, lagledere, utvalg og komiteer og øvrig personer med verv. Klubbhåndboka skal kunne svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut om hva som gjelder internt for Kragerø Fotball. Håndboka gjelder for fotballgruppa, og er underordnet Kragerø IF Fotball, Norges idrettsforbund og Norges fotballforbund sitt regelverk. Denne håndboka erstatter alle tidligere handlingsplaner, sportsplaner og eventuelt andre styrende dokumenter i Kragerø IF Fotball. Klubbhåndboka publiseres på hjemmesiden til Kragerø IF fotball. Alle forslag til håndboka sendes skriftlig til det sittende styret.

1.2.1 Revisjon av håndboka

Styret i fotballgruppa er ansvarlig for at håndboka revideres årlig. For å sikre en oppdatert klubbhåndbok har styret anledning til å oppdatere informasjon knyttet til blant annet administrative opplysninger, lovverk etc. fortløpende.

2.2 Sportslig hovedmål:
Kragerø IF fotball skal drive god spillerutvikling og sørge for at alle får utfordringer på sitt

Kragerø IF Fotball er underlagt Norges idrettsforbunds lov, Norges Fotballforbunds lov, Norges idrettsforbund - Regnskaps- og revisjonsbestemmelser og klubbens egen lov:

LOV FOR KRAGERØ IF FOTBALL

Stiftet 05.07.1900

Basert på "Lovnorm for idrettslag" vedtatt av idrettsstyret 16.11.2021. Sist endret på

ekstraordinært årsmøte 04.08.2022.

§ 1 Formål

Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og

paralympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og

likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap,

helse og ærlighet.

§ 2 Organisasjon

(1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

Idrettslaget inngår i en idrettslagsallianse med Kragerø Idrettsforening, Kragerø IF – SKI,

Kragerø IF Friidrett, Kragerø IF Håndball og Kragerø IF Turn. For regler om

idrettslagsallianser, gjelder NIFs lov § 10-7.

(2) Idrettslaget er medlem av Norges Fotballforbund. For regler om idrettslagets plikt til å

være medlem av et særforbund, gjelder NIFs lov§ 10-1 (4).

(3) Idrettslaget er medlem av NIF og dermed tilsluttet Vestfold og Telemark idrettskrets og

Kragerø idrettsråd.

(4) For regler om representasjonsrett, gjelder NIFs lov § 10-3 (1).

(5) For regler om idrettslagets plikt til å overholde overordnede organisasjonsledds regelverk

og vedtak, gjelder NIFs lov §§ 2-2 og 2-3.

§ 3 Medlemmer

(1) For regler om opptak av medlemmer, utmelding, fratakelse av medlemskap mv., gjelder

NIFs lov §§ 10-4 og10-6.

(2) For idrettslagets plikt til å registrere opplysninger i idrettens medlems- og

organisasjonsregister, gjelder NIFs lov § 10-5 og forskrift om idrettens medlems- og

organisasjonsregister med utfyllende regler.

§ 4 Kjønnsfordeling

For regler om kjønnsfordeling i styre, utvalg mv. og ved representasjon til årsmøte/ting i

overordnet organisasjonsledd, gjelder NIFs lov § 2-4.

Side 2 av 5

§ 5 Regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv.

For regler om stemmerett, valgbarhet og forslagsrett, gjelder NIFs lov §§ 2-5, 2-6 og 2-7.

§ 6 Inhabilitet

For regler om inhabilitet, gjelder NIFs lov§ 2-8.

§ 7 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll

For regler om vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll, gjelder NIFs lov § 2-9.

§ 8 Refusjon av utgifter og godtgjørelse

For regler om refusjon av utgifter og godtgjørelse, gjelder NIFs lov § 2-10.

§ 9 Regnskap og revisjon mv.

For regler om regnskap og revisjon mv., gjelder NIFs lov §§ 1-7, 2-11, 2-13 og 2-14.

§ 10 Årsmøtet

(1) Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, som avholdes hvert år innen utgangen av

mars måned.

(2) Ordinært og ekstraordinært årsmøte gjennomføres i samsvar med denne lov og NIFs lov

§§ 2-15, 2-16, 2-17, 2-19, 2-20.

(3) Årsmøtets oppgaver:

1. Godkjenne de stemmeberettigede medlemmene

2. Velge dirigent(er)

3. Velge protokollfører(e)

4. Velge to medlemmer til å underskrive protokollen

5. Godkjenne forretningsorden

6. Godkjenne innkallingen

7. Godkjenne saklisten

8. Behandle idrettslagets årsberetning

9. Behandle

a. idrettslagets regnskap

b. styrets økonomiske beretning

c. kontrollutvalgets beretning

d. eventuell beretning fra engasjert revisor

Side 3 av 5

10. Behandle saker som fremgår av godkjent sakliste

11. Fastsette

a. medlemskontingent på minst kr 50

b. eventuell treningsavgift, eller gi styret fullmakt til å fastsette treningsavgifter

12. Vedta idrettslagets budsjett

13. Behandle idrettslagets organisasjonsplan

14. Velge:

a. Styre med leder, nestleder, tre styremedlemmer og to varamedlemmer

b. Kontrollutvalg med leder og ett medlem

c. Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har

representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene

d. Valgkomité med leder, og to medlemmer og ett varamedlem

e. Eventuelt øvrige valg i henhold til idrettslagets organisasjonsplan

15. Beslutte om det skal engasjeres revisor til å revidere idrettslagets regnskap.

Styrets medlemmer velges for to år av gangen slik: Leder, første og tredje

styremedlem velges for to år i partallsårs. Nestleder og andre styremedlem velges for

to år i oddetallsår. Ledere og nestledere velges enkeltvis. Øvrige medlemmer velges

samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet. Der det velges flere

varamedlemmer skal det velges 1. varamedlem, 2. varamedlem osv.

For regler om stemmegivningen på årsmøtet, gjelder NIFs lov § 2-21.

(4) For regler om innkalling og gjennomføring av ekstraordinært årsmøte, gjelder NIFs lov

§ 2-19.

§ 11 Idrettslagets styre

(1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som representerer idrettslaget utad.

(2) Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, men visse beslutninger kan

kun vedtas av årsmøtet iht. § 10 (3) og NIFs lov § 2-22.

(3) Forvaltningen av, og tilsynet med, alle deler av idrettslagets virksomhet hører under

styret. Styret skal sørge for:

- at idrettslagets formål ivaretas

- forsvarlig organisering av idrettslagets virksomhet og økonomistyring

- at beslutninger fattes i samsvar med overordnete organisasjonsledds regelverk og

vedtak, idrettslagets lov og årsmøtets vedtak

- registrere opplysninger iht. § 3 (2)

- at det oppnevnes en ansvarlig for politiattestordningen, dersom idrettslaget

organiserer idrett for mindreårige eller personer med utviklingshemming

Side 4 av 5

- at det oppnevnes en ansvarlig for barneidretten, dersom idrettslaget organiserer

barneidrett

(4) Styret kan oppnevne komiteer/utvalg til ivaretakelse av løpende eller enkeltstående

oppgaver, og utarbeide mandat/instruks for disse.

(5) Styret skal oppnevne representanter til årsmøter/ting i overordnede organisasjonsledd

dersom årsmøtet ikke har valgt representanter.

(6) Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst 2 av styrets medlemmer

forlanger det.

§ 12 Kontrollutvalg, valgkomité

(1) For regler om kontrollutvalget, gjelder NIFs lov § 2-12.

(2) For regler om valgkomiteen, gjelder NIFs lov § 2-18.

§ 13 Grupper

(1) Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan disse skal

organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets

organisasjonsplan, jf. § 10 (3) pkt. 13. Innmelding og utmelding av særforbund krever

lovendring, jf. § 2 (2).

(2) Dersom idrettslagets årsmøte, ved behandlingen av organisasjonsplanen, har vedtatt å

opprette grupper med gruppestyrer, gjelder følgende:

a) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges

på årsmøtet eller oppnevnes av styret etter fullmakt fra årsmøtet.

b) Gruppen bør ha minst ett årlig møte der gruppen diskuterer gruppens økonomi og

aktiviteten i gruppen, og forslår kandidater til gruppestyret, samt gir eventuelle

innspill til saker som behandles av styret eller årsmøtet.

c) Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av årsmøtet.

d) Gruppestyret fastsetter eventuell treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt

av årsmøtet eller styret.

(3) Gruppestyret eller representanter for grupper kan ikke inngå avtaler eller på annen måte

forplikte idrettslaget uten fullmakt fra styret.

§ 14 Lovendring

Side 5 av 5

For regler om lovendring, gjelder NIFs lov § 2-2.

§ 15 Oppløsning, utmelding mv.

(1) Idrettslaget kan vedta oppløsning:

a. ved et enstemmig vedtak om oppløsning på årsmøtet, eller

b. ved å vedta oppløsning med 2/3 flertall på to påfølgende årsmøter, der det

etterfølgende årsmøtet må avholdes minimum tre måneder og maksimum 6 måneder

senere.

En forutsetning for et gyldig vedtak om oppløsning, er at idrettslaget skriftlig varsler

idrettskrets og særforbund senest 14 dager før idrettslagets årsmøte behandler forslag

om oppløsning.

(2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av idrettslaget. Vedtak

om sammenslutning eller utmelding fra særforbund, og nødvendige lovendringer i

tilknytning til dette, fattes med 2/3 flertall av årsmøtet.

(3) For regler om utmelding og tap av medlemskap i NIF, gjelder NIFs lov § 10-2.

(4) Ved utmelding eller tap av medlemskap skal idrettslagets eiendeler opparbeidet som en

direkte følge av idrettslagets medlemskap i NIF, tilfalle et formål godkjent av Idrettsstyret.

Ved oppløsning eller annet opphør, tilfaller idrettslagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av Idrettsstyret.

4.1 Årsmøtet:

Årsmøtet er klubbens høyeste organ og avholdes årlig i løpet av mars.

Innkalling til årsmøtet annonseres i lokalavisa, på klubbens hjemmeside, samt på klubbens facebookside.

Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet.

På årsmøtet har følgende stemmerett: Alle klubbens medlemmer som fyller 15 år i løpet av kalenderåret, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha gjort opp sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget.

4.2 Organisasjonskart

4.3 Fotballstyrets sammensetning og oppgaver
4.3.1 Styret

Styret i Kragerø IF fotball består av leder, nestleder og tre styremedlemmer. Klubben har ansatt en daglig leder som har møteplikt på styremøtene. Styrets funksjon er å legge til rette for best mulig rammer for klubbens aktiviteter på alle plan.

4.3.2 Styrets viktigste oppgaver

• Tilrettelegge for klubbens sportslige aktiviteter og sørge for en forsvarlig og sunn økonomi.
• Sørge for rekruttering av nøkkelpersoner i klubben.

Styret skal jobbe langsiktig med strategiplaner og systemer for å ivareta og utvikle klubbens aktiviteter, organisasjon, kompetanse, verdier og anlegg. Det skal overvåke at klubben følger pålagte lover og regler.

Styret har arbeidsgiveransvaret for de som er ansatt i klubben (arbeidstaker ihht Arbeidsmiljøloven).

4.4 Beskrivelse av øvrige roller og funksjoner:

• Daglig leder: Leder den daglige driften av klubben og er bindeleddet mellom styret og klubbens medlemmer.
• Sportslig leder: Leder klubbens sportslige aktiviteter i tett samarbeid med sportslig utvalg.
• Trenerkoordinator: Ansvar for utvikling og ledelse av klubbens trenere. Sørger for at klubbens trenere har kompetanse i henhold til kravene fra NFF kvalitetsklubb.
• Kioskansvarlig: Ansvar for drift og organisering av kiosken. Helst i samarbeid med en kioskgruppe.
• Oppstart- og rekrutteringsansvarlig: Ansvar for å planlegge og gjennomføre rekrutteringstiltak, samt oppstart av nye lag.
• Dommerkoordinator: Sørge for planlegging av dommervirksomhet i klubben og utvikling/opplæring av klubbens dommere.
• FIKS-ansvarlig: Ansvarlig for at klubbens informasjon i FIKS til enhver tid er oppdatert.
• Ansvarlig politiattester: Sørger for at klubben har innhentet politiattester i henhold til regelverk.
• Kvalitetsklubbansvarlig: Ansvarlig for klubbens kvalitetssystem i henhold til krav fra NFF kvalitetsklubb nivå 1.
• Fair play ansvarlig: Ansvar for å sette Fair Play på dagsorden i klubben.
• Banemann: Har ansvar for drift og vedlikehold av klubbens baner og arealer.

Trenere, lagledere og økonomiansvarlig for laget beskrives i neste kapittel.

4.5 Klubbens lag og organisering

Kragerø IF fotball er en breddeklubb med lag i aldersklassen barn (6-12), ungdom (12-19) samt seniorlag for herrer. Hvert lag har minst tre ledere; trener, lagleder og økonomiansvarlig.

4.5.1 Lagleder:

Laglederen er lagets administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt laget. Lagleder har ansvar for organisering av lagets aktiviteter slik som kjøring til kamper, reiser til cup, sosiale aktiviteter etc. Lagleder arrangerer foreldremøter og kommuniserer Fair Play og klubbens verdier. Laglederrollen skal være et bindeledd mellom foreldregruppa/lagledelsen og fremme det sosiale miljøet i spiller- og foreldregruppa. Lagleder sørger for at uenigheter tas opp.

Lagleder sørger for oppdaterte spillelister (navn, fødselsdato, adresse og foresattes navn epost og telefon) som sendes til daglig leder.

Lagleder fungerer som økonomiansvarlig dersom dette ikke er valgt som egen rolle.

4.5.2 Økonomiansvarlig:

Ansvar for lagets økonomi. Ansvarlig for å organisere lagets dugnader og kioskvakter, samt dele ut og samle inn loddark i forbindelse med lotterier. Økonomiansvarlig samarbeider med daglig leder som fører oversikt over lagets økonomi og alle transaksjoner for laget skal gå gjennom klubbens konto. Les mer om klubbøkonomi og se vår økonomiplan på nettsidene.

4.5.3 Trener:

Har ansvar for det sportslige tilbudet herunder treninger og treningsopplegg, laguttak og kampledelse. Treneren tar initiativ til spillermøter og spillersamtaler. Alle trenere i klubben er forpliktet til å ta trenerkurs i henhold til krav for aldersgruppen. Lagene oppfordres til å ha en eller flere assisterende trener(e) i tillegg til hovedtrener. Hovedtrener har ansvaret for kontakt med sportslig utvalg og treneransvarlig og må delta på klubbens trenermøter. Sportsplanen setter rammene for klubbens trenere.

Rekruttering av trenere til barne- og ungdomslagene skjer i foreldregruppen til det aktuelle laget og må godkjennes av sportslig utvalg. Sportslig utvalg rekrutterer trenere og lagleder til seniorlag

5.1 Politiattest

Alle personer over 15 år som utfører oppgaver i norsk idrett, som innebærer et ansvars- eller tillitsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming, må fremvise politiattest (barneomsorgsattest) hvert tredje år. Dette er krav fra Norges Idrettsforbund (NIF). Prosedyre for søknad og framvisning av politiattest:

1. Last ned og skriv ut Formal_politiattest.pdf
2. Fyll ut skjemaet og skann eller ta bilde av det
3. Logg deg inn på politiets attestsider
4. Velg kategori «Frivillige organisasjoner» i nedtrekksmenyen
5. Last opp det ferdig utfylte skjemaet
6. Når attest uten merknad er mottatt skal den framvises til klubbens ansvarlige for politiattester

Personer under 18 år kan ikke søke elektronisk, og må sende søknaden per post. Søknaden sendes til: Politiets enhet for vandelskontroll og politiattester, Postboks 113, 9951 Vardø. Les mer om politiattest på NIFs nettsider.

5.2 Forsikring

Fotballforsikringen inkluderer fotballspillere i alle aldre.

Alle spillere, trenere og lagledere må være registrert medlem av en fotballgruppe/klubb tilknyttet Norges Fotballforbund. Spillerne vil dermed være dekket ved utøvelse av organisert aktivitet i øvrige idrettslag som er medlem av Norges Idrettsforbund.

Dette betyr at fotballspillere, uavhengig av alder og nivå, har samme dekning under grunnforsikringen.

Spillere over 12 år må i tillegg være registrert i FIKS som aktive med lagforsikring inneværende sesong for å være dekket av forsikringen.

Les mer om Fotballforsikringen på NFFs nettsider

5.3 Arbeidsgiveransvar

Styret som har det fulle arbeidsgiveransvaret for eventuelle ansatte i klubben, hvorav et utpekt styremedlem har personalansvar.

Ansatte i klubben får arbeidsavtale og pensjonsavtale etter i tråd med gjeldende lovverk.

5.4 Gjennomføring av klubbens hjemmekamper

Klubbens hjemmekamper gjennomføres i henhold til NFFs krav. Alle lag skal stille med en kampvert (lagleder dersom ikke annen person er utpekt) som tar imot bortelaget og anviser til garderobe, oppvarmingsområde og bane. Foreldre og lagledelse anvises på hver sin side av banen i tråd med NFFs anbefaling.

Kiosken skal være åpen på klubbens hjemmekamper i perioden fra påske (eller første seriekamp) og frem til klubbens siste hjemmekamp.

5.5 Omberamming av kamper

Kretsen eier tidene på Kragerø Stadion, og kamp går foran trening. Følgende prosedyre skal følges ved omberamming av kamper:

• Dere må først finne et alternativt forslag til tidspunkt, se når banen er ledig her: https://www.fotball.no/fotballdata/klubb/kamper/?fiksId=1626 og dobbeltsjekk at ikke annet arrangement er oppført i aktivitetskalenderen på forsiden av www.kragerofotball.no
• Så må dere avtale nytt tidspunkt med motstander
• Til slutt melder dere inn til NFF på denne lenken: https://www.fotball.no/lov-og-reglement/skjemaer-og-kontrakter/omberamming/

5.6 Kioskdrift

Kiosken er en viktig sosial og inntektsbringende aktivitet for klubben og drives etter dugnadsprinsippet. Kiosken skal være åpen ved ethvert arrangement på stadion fra påske (eller første seriekamp) og frem til klubbens siste hjemmekamp for sesongen være seg hjemmekamper, cuper og andre aktiviteter.

Kioskansvarlig setter opp fordeling av kioskvakter for de ulike lagene og sender til laglederne på de respektive lagene. Kioskvaktene settes opp hhv. for vårsesongen og høstsesongen.

Klubbens digitale betalingsløsninger skal benyttes i størst mulig grad, og vi skal forsøke å ha så lite kontanter i omløp som mulig.

Last ned Huskeliste for kioskpersonell

5.7 Klubbanlegget

Vi har et av Telemarks flotteste anlegg med ellever kunstgressmatte samt gressmatte med mulighet for inntil fire femmerbaner samt friidrettsøvelser. Kragerø IF Friidrett har lagt flott tartandekke på løpebanen rundt kunstgressmatta, og vi jobber sammen for å tilrettelegge anlegget for ytterligere friidrettsaktiviteter.

Overgangen til kunstgress i 2005 ga klubben et sportslig løft på aldersbestemte trinn, muligheten for fotball hele året har gitt helt andre utviklingsmuligheter enn tidligere. Det ble lagt helt nytt dekke i 2015 på 11’er banen, og i 2019 ble det lagt nytt kunstgressdekke på 7’er og 5’er banen.

Klubben har i tillegg et fotballkontor/sosialt møtested, kioskbygning samt ballbu.

5.8 Klubbens arrangementer

Et årshjul settes opp av styret så raskt som mulig på nyåret. Årshjulet inneholder alle klubbens fellesarrangementer, og hvilke lag/alderstrinn som har ansvar for planlegging og gjennomføring. Årshjulet legges ut på klubbens hjemmesider.

5.9 Klubbens dommere

Vi jobber aktivt for til enhver tid oppfylle kretsens anbefalte dommerstall i forhold til antall påmeldte lag til seriespill. Dyktige dommere er en forutsetning for gode fotballkamper, og vi skal både skape og ta vare på dem.

I tillegg til krets- og rekruttdommere skal vi alltid utdanne det antallet klubbdommere (våre egne ungdomsspillere) som trengs for å gjennomføre hjemmekampene med skolerte kampledere.

5.10 Utstyr og materiell

Kragerø IF Fotball, Sport 1 og Hummel har inngått en tresidig avtale om utstyrsleveranse som gjelder til og med 2023-sesongen. Så langt det er mulig skal klubben handle alt utstyr gjennom Sport 1 Kragerø, forutsatt konkurransedyktige priser.

Klubben stiller med draktsett til alle lag i nummererte draktbager. Lagleder på det enkelte trinn velger om det skal deles ut drakt til den enkelte spiller for hele sesongen, eller om draktene samles inn og vaskes samlet etter hver kamp. Lagleder er ansvarlig for å samle inn alle draktene etter sesongslutt og tilbakelevere dem til klubben.

I draktbagen skal det også ligge keeperhansker, medisinskrin og en kampvertovertrekksvest.

Alle trenere, lagledere, økonomiansvarlige og klubbens ledere mottar klubbtrøye. Trenere og lagledere får i tillegg utlevert Hummel overtrekksdress. Trenere og assistenttrenere som har utetrening om vinteren får også utdelt foret coachjakke.

Klubben sørger for tilstrekkelig antall baller, overtrekksvester, mål, kjegler og annet nødvendig utstyr til treninger. Eventuelle ønsker om utstyr meldes til daglig leder eller sportslig leder.

Alt utstyr til treninger og kamper skal oppbevares i ballbua hvor det ligger tørt og temperert året igjennom. Klubben sørger for vask av overtrekksvestene. Vaskemaskinen på HC-toalettrommet kan benyttes til draktvask, instruksjon henger over maskinen.

5.11 Utmerkelser

Klubben utdeler følgende utmerkelser årlig:

• Årets KIFer
• Dillas pokal jenter
• Dillas pokal gutter
• Alle barnespillere mottar pokal for gjennomført sesong

Klubben har i tillegg et fåtall æresmedlemmer. Denne er en meget spesiell utmerkelse som kun gis for ekstraordinær innsats for KIF Fotball. Styret foretar utvelgelsen på eget initiativ eller etter oppfordring fra klubbens medlemmer

Klubben er underlagt Norges idrettsforbund - Regnskaps- og revisjonsbestemmelser

Klubben skal drives økonomisk solid og oversiktlig. I januar hvert år behandler styret årets budsjett som så framlegges årsmøtet sammen med regnskapet for foregående år.

Klubben har valgt Tripletex som vårt regnskapssystem. Dette er digitalt godkjent og bilagsoppbevaring skjer kun på server. Klubben fører bilagene og regnskapet selv, og tilgjengeliggjøres og gjennomgås av kontrollutvalget.

Klubben har to interne revisorer som velges av årsmøtet. En eller begge disse skal ha tilgang til å logge seg inn i vårt regnskapssystem.

Daglig leder framlegger økonomisk status på alle styremøter. Inntekts- og utgiftsstrømmen er veldig periodiske, slik at det enkelte regnskapsperiode må vurderes opp imot tilsvarende periode i foregående år for å klargjøre faktisk status.

Alle transaksjoner i klubben foregår elektronisk via kortbetaling, Vipps eller e-postfaktura. Unntaket er lotteri og kiosksalg, hvor fortsatt en del omsettes kontant. Klubben har gode systemer for avstemming av kontanter.

Alle lag velger en økonomiansvarlig. Dersom man ikke velger en økonomiansvarlig er det lagleder som har dette ansvaret.

Det er ikke lov å etablere lagkonto for et lag i en privatpersons eller lags navn. Alle transaksjoner for lagene skal skje via klubbens bankkonto, både utadgående og innadgående. I tillegg til at vi skal følge myndighetenes krav er dette viktig fordi klubben mister mva-kompensasjon dersom transaksjoner går utenom klubbkontoen, så klubben kan tape store summer på dette.
Det er anledning for lagene å ha egen bankkonto i Skagerrak Sparebank hvor lagets økonomiansvarlige og klubbens daglige leder har disposisjonsrett. Alle uttak og betalinger skal sendes til daglig leder for regnskapsføring.

6.1 Kontingenter, avgifter, medlemskap

Alle spillere betaler medlemskontingent og treningskontingent. Klubben benytter et elektronisk system for innkreving av dette. Vi sender elektroniske betalingskrav til medlemmene per e-post/Vipps.

6.1.1 Medlemskontingent

Alle medlemmer må betale medlemskontingent, også lagledere, trenere, økonomiansvarlige samt ledere i klubben. Styret har vedtatt at klubben betaler medlemskapsavgiften for alle våre ressurspersoner, inkludert lagenes støtteapparat og klubbens styre/ledelse.

Medlemskontingenten vedtas på årsmøtet. Gjennom innbetaling av medlemskontingenten i Kragerø IF Fotball blir man automatisk også medlem i Kragerø idrettsforening (Alliansen).

6.1.2 Treningskontingent

Alle spillere må betale en treningsavgift. Den skal dekke bruk av bane/anlegg og utstyr samt trenergodtgjørelse der dette er aktuelt. Treningsavgiften er differensiert slik at de yngste spillerne har lavere satser enn de som er eldre. Det er også fordelaktig familiekontingent dersom man har flere enn to aktive spillere i klubben.

6.2 Dugnadsarbeid

Alle lag forplikter seg til å delta på de tiltak/dugnader som Kragerø IF Fotball påtar seg.

Hvert enkelt lag kan selv sette i gang/påta seg dugnader. Dugnadsjobben skal på forhånd avklares med daglig leder.

6.3 Sponsorinntekter

Klubbens hovedsponsor er Skagerrak Sparebank. Utover det har vi en sponsorgruppe som gir støtte til drift i form av frie midler.

Alt sponsorarbeid skjer gjennom eller i overensstemmelse med klubbledelsen. Daglig leder er ansvarlig for all markedsaktivitet. Det er ikke anledning for lagene å forhandle om eller motta egne sponsorinntekter.

Dersom et lag skaffer klubben en ny skilt- eller draktsponsor på minst tre års avtale blir laget godskrevet med 75 % av sponsorinntektene det første året.

6.4 Lotterier

Klubben har et stort lotteri både på våren og høsten og utover det ved behov. Ved store lotterier skal det være premier av betydelig verdi, og de skal være attraktive for forskjellige aldersgrupper.

Loddene kan betales lodd kontant eller med Vipps.

Det er anledning for det enkelte lag å gjennomføre egne små lotterier (loddsalg opptil kr 25.000,-) forutsatt at dette er klarert med daglig leder / styret.

6.5 Cuper

Alle lagkostnader i forbindelse med cuper må registreres i klubbens regnskap. Det mest praktiske er at forhåndsbestillinger som transport og overnatting går på faktura rett til klubben. Det er også mulig for lagets økonomiansvarlige å legge ut og få refusjon fra klubben.

Det er også mulig for lagets økonomiansvarlige å få forskudd fra klubben, det kan være hensiktsmessig ved betaling for felles bespisning, matinnkjøp og lignende. Alternativt kan utlegg refunderes av klubben etterskuddsvis. Husk å ta vare på alle kvitteringer!

7.1 Trenerforum/møter

Det skal gjennomføres trener- og lagledermøte hver måned. Sportslig utvalg er ansvarlig for

innkalling og gjennomføring av møtene. Alle lag bør møte med minst én representant på

møtet.

Temaer på møtene kan være fastlagt på forhånd eller møtet kan være av mer åpen karakter.

Det er viktig at det settes av god tid til erfaringsutveksling og at alle blir kjent med

sportsplanens «røde tråd».

7.2 Foreldremøter

Alle lag skal ha minst ett foreldremøte hvert år hvor det tas opp viktige saker og legges opp til tilbakemeldinger til trenere/lagledere fra foreldrene. Møtet bør holde før hver ny sesong, og sesongopplegget bør gjennomgås overordnet. Eventuelle overnattingscuper må tas opp

foreldremøte.

7.3 Klubbens hjemmeside

Rammer for klubbdrift og de retningslinjer vi forholder oss til skal synliggjøres på våre

nettsider kragerofotball.no. Her skal det også finnes kontaktinformasjon til det enkelte lag og alle personer i klubben med formelle roller.

Vi benytter Facebook og Instagram til nyheter, som også automatisk blir vist på våre

nettsider.

7.4 Treningsøkta.no

Vi oppfordrer til bruk av trenerverktøyet treningsøkta.no. Her finnes egne skoleringsplaner for det enkelte alderstrinn og det er mulighet å benytte dette som verktøy for spillerutvikling på individuelt nivå.

7.5 Klubbseminar/årlig møte

Ved sesongslutt hvert år arrangeres det et klubbseminar hvor klubbledelsen tar imot

tilbakemeldinger fra trenere, lagledere og foreldre. Dette skal være en arena for påvirkning,

og forslag til endringer/forbedringer på klubbdrift, kommunikasjon, sportslig aktivitet og

lignende skal skrives ned og behandles fram mot neste sesong.

Klubbseminaret skal også være et forum hvor klubbledelsen kan søke forankring i prinsipielle

saker og be om innspill på vårt daglige virke. Det bør velges noen sentrale temaer til

behandling slik at viktige problemstillinger blir bevisstgjort og at flere av klubbens

medlemmer får medbestemmelse.

7.6 Årsmelding fra lagene

Det skal skrivers en årsmelding for hvert alderstrinn som framlegges årsmøtet og registreres i klubbens historiske arkiv.

Kragerø IF Fotball har en sterk posisjon i lokalmiljøet med god tilgang på spillere i yngre

trinn, Vi skal fortsette å være en foretrukket aktivitetsorganisasjon og vi skal sørge for at

klubben og vårt tilbud er kjent på skolene.

Klubben skal sikre rekruttering gjennom følgende årlige rekrutteringstiltak:

• Tine fotballskole arrangeres hver sommer, dette passer fint også for barn som ikke har spilt organisert fotball tidligere
• Arrangere åpen dag i april/mai der barn som skal begynne på skolen er spesielt invitert.
• Planlegge hensiktsmessige treningstider for de minste lagene. I de små bingene i sommerhalvåret, inne i gymsal vinter.
• Delta med stand på Fritidsmessa
• Arrangere skolemesterskap for 5.-10. trinn i Kragerøhallen

Kragerø IF Fotball skal ha godt kvalifiserte trenere og ledere i klubben. Opplæring og kompetanseheving er et prioritert satsningsområde. Klubben både krever og tilbyr opplæring og kursing for de som innehar ulike verv og roller.

Klubben er en Kvalitetsklubb, og forplikter oss dermed til følgende kompetansekrav:

LEDERKOMPETANSE, KLUBB:

• Flertallet i klubbens styre skal ha NFFs leder 1-kurs
• En trener pr. lag med minimum barnefotballkvelden
• En trener pr. årskull med minst ett delkurs fra NFF Grasrottreneren

Les mer om NFFs lederkurs

TRENERKOMPETANSE BARNEFOTBALL (6-12):

TRENERKOMPETANSE UNGDOMSFOTBALL (13-19):

• En trener pr. lag med ungdomsfotballkvelden
• En trener pr. årskull med NFF Grasrottreneren

Les mer om NFFs trenerkurs

Klubbens trenerkoordinator skal sørge for at alle trenerne har god fotballfaglig kompetanse tilpasset trinnet i henhold til kravene i NFF Kvalitetsklubb. Klubbens sportsplan legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben.

Klubbens trenerkoordinator skal:

• Sørge for at klubbens sportsplan legger rammer for trenernes aktivitet
• Til enhver tid oppdatere kompetanseoversikten blant klubbens trenere
• Informere styret om status for kompetanse samt plan for videre skolering
• Hver høst, rett etter høstferien, skal det gjennomføres trenerkurs for de yngste trinnene
• Være trenernes mentor, være tilgjengelig for spørsmål og veiledning
• Gjennomføre månedlige trenermøter sammen med sportslig utvalg

OPPGAVER OG ANSVAR:

• Sørge for at klubbens sportsplan legger rammer for trenernes aktivitet
• Til enhver tid oppdatere kompetanseoversikten blant klubbens trenere
• Informere styret om status for kompetanse samt plan for videre skolering
• Hver høst, rett etter høstferien, skal det gjennomføres trenerkurs for de yngste trinnene
• Være trenernes mentor, være tilgjengelig for spørsmål og veiledning
• Gjennomføre månedlige trenermøter sammen med sportslig utvalg
• Evaluering av sesongen i oktober/november
• Kartlegging av hvilke trenere som slutter/er på vei inn i klubben
• Planlegging av ny sesong i oktober/november
• Kartlegging av utdanningsbehov kommende sesong, tenke langsiktig

Trenerkursene arrangeres normalt i Kragerø etter avtale med kretsen. Disse kursene bør foregå i oktober eller mars/april, altså rett før eller rett etter sesongen.

Klubben gjør gjennom denne planen rede for hvordan økonomiske midler forvaltes i

klubben, hvilke rutiner og fullmakter som gjelder og hvordan økonomistyringen i Kragerø IF Fotball skal utføres.

1. Økonomisk prinsipp

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert

gjennom sponsoravtaler, tilskudd, treningsavgifter, gavemidler, inntektsbringende tiltak

(som lodd, salg av diverse artikler, cup, dugnader o.l.).

2. Budsjett

Klubben utarbeider årlig et budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs.

på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges

opp). Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man tar med kun sikre inntekter

og tar høyde for alle kjente utgifter. Dette utarbeides med bakgrunn i reelle tall fra

foregående regnskap og budsjett.

3. Regnskap

Daglig leder er ansvarlig for å fremlegge regnskap for styret. Alle idrettslag er regnskaps‐ og

revisjonspliktige. Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs. at inntekter og

kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått, men ved større

beløp kan det likevel foretas avsetning/periodisering slik at bokføring skjer på ”riktig år”.

Daglig leder (eller kasserer) fører regnskapet for klubben. Styret får regnskapsrapporter

kvartalsvis eller etter forespørsel. Klubben har et kontrollutvalg som velges på årsmøtet, for

gjennomgang av regnskapet. Regnskapsåret følger kalenderåret.

4. Bruk av bankkonto

Bankkontoen disponeres iht. klubbens enhver tid gjeldende fullmaktsmatrise.

5. Kontanthåndtering

Klubben har en målsetning om å begrense kontanthåndtering mest mulig og digitale

betalingsløsninger blir benyttet der det er praktisk mulig. Daglig leder er ansvarlig for

kontanthåndtering sammen med arrangement ansvarlig.

6. Regningsbetaling

Klubben sine inngående fakturaer skal håndteres iht. klubbens til enhver tid gjeldende

fullmaktsmatrise.

Alle regninger skal signeres av to personer før utbetaling.

7. Innkreving

Innkreving skal alltid gjøres til klubbens bankkonti, fortrinnsvis driftskontoen. Det skal aldri

brukes private bankkontoer tilhørende styremedlemmer, lagledere mv. Klubben benytter

KlubbAdmin for fakturering av kontingent, programmet TripleTex benyttes til utgående

faktura. Se ellers rutiner inn under punkt 6. Kontanthandtering.

8. Dugnad

Kragerø IF Fotball er avhengig av inntekter fra dugnader og arrangementer.

Alle lag forplikter seg til å delta på de tiltak/dugnader som Kragerø IF Fotball påtar seg.

Klubben er helt avhengig av at frivillige og medlemmer stiller opp på dugnader for å kunne

opprettholde det sportslige aktivitetsnivået og ha en tilfredsstillende drift av klubben og

anlegget.

9. Privat og offentlig støtte

En betydelig del av klubbens inntekter kommer gjennom støtte fra det offentlige og private

aktører. Det er klubben gjennom styret og daglig leder som vurderer hvilke tilskudd og

støtteordningen som skal søkes, og som sender søknadene. Styret beslutter hva midlene skal

benyttes til og og hvordan de skal fordeles. Det er ikke anledning for enkelte lag å søke

offentlig eller privat støtte til inntekt for laget.

10. Sponsormidler

Klubben har én hovedsponsor, inntil fem hovedsamarbeidspartnere samt sponsorer med

reklame på arenaskilt og drakter. Alt sponsorarbeid skjer gjennom eller i overensstemmelse

med klubbledelsen. Daglig leder er ansvarlig for all markedsaktivitet.

11. Lagøkonomi

Klubben dekker lagenes løpende utgifter som påmeldingsavgifter til seriespill, cuper,

dommerutgifter, drakter og annet nødvendig utstyr.

Det er et viktig prinsipp for NFF og klubben at alle spillere skal ha mulighet til å bli med på

lagaktiviteter, inkludert mer kostbare overnattingscuper, treningsleire og lignende. Lagene

oppfordres til å dekke slike kostnader gjennom egne lagsdugnader.

Hvert enkelt lag kan selv sette i gang/påta seg dugnader. Alle slike lagsdugnader skal på

forhånd avklares med daglig leder / styret. Dette for å sikre at lagsdugnader ikke kolliderer /

konkurrere med andre lags dugnader eller felles klubbaktiviteter.

Se oversikt nedenfor hvilke dugnadsaktiviteter de enkelte lagene kan organisere og

gjennomføre som lagsdugnader / inntektsbringende arbeid for eget lag:

Alle transaksjoner ifbm. lagsdugnader og lagøkonomi skal gå gjennom klubbkontoen og

klubben skal være fakturamottaker på alle betalinger i forbindelse med dugnader.

Klubbens Vipps-nummer 103406 "Kragerø IF Fotball lotteri", kan benyttes ifbm lotterier.

Ingen lag har lov til å ha penger på private kontoer. Alle transaksjoner vedrørende dugnad,

lotteri, cupreiser og lignende skal gå igjennom klubbens driftskonto. Lagene godskrives i et

eget lagøkonomisystem som administreres av Daglig leder / kasserer.

12. Bilgodtgjørelse/reiseregning/honorarer/utlegg

Trenere og tillitsvalgte som i kontrakt har avtale om lønn og/eller å få dekket utgifter til

kjøring, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før bilgodtgjørelse utbetales. Ved

krav om bilgodtgjørelse skal utarbeidet standardskjema for dette benyttes. Skjema fås ved

henvendelse til daglig leder. Standardskjema skal utfylles med påkrevd informasjon for å

kunne beregne korrekt kilometergodtgjørelse. Ferdig utfylt skjema signeres, overleveres

daglig leder for kontroll og attestasjon samt kontroll i forhold til om dette dekkes av inngåtte

kontrakter.

13. Økonomisk ansvar

Styret har blitt tildelt følgende fullmakter:

• Disponere klubbens midler til det beste for klubbens medlemmer og aktive
• Inngå avtaler med spillere, trenere og ansatt innenfor en økonomisk ramme, som er vedtatt i styret.

14. Forankring og revisjon

Økonomiplanen er vedtatt i styret som evaluerer og eventuelt reviderer årlig. Planen er gjort

tilgjengelig på klubbens hjemmesider og implementert i alle lag gjennom en orientering på

lagledermøte sammen med lagenes økonomiansvarlige.

ANSVARSOMRÅDE
Sportslig utvalg er klubbens utøvende organ innen sportslig aktivitet. Utvalget utfører sine oppgaver selvstendig i tråd med årsmøtets og styrets vedtak i tråd med rammene i sportsplanen og NFFs og NIFs retningslinjer. Utvalget har ikke eget budsjett, men melder behov for utstyr og andre økonomiske ønsker til daglig leder.

OPPGAVER
Sportslig utvalg har blant annet disse oppgavene:

• Påmelding av alle lag til seriespill og cuper
• Organisere treningstider for alle lagene
• Utvalgsleder er klubbens kontakt mot kretsen vedr. sportslige forhold
• Melde klubbens spillere på sone- og kretssamlinger
• Organisere det sportslige bidraget til sportslige arrangementer i samarbeid med daglig leder
• Bistå med rekruttering og kursing av trenere og lagledere til alle lag
• Bistå med rekruttering av dommere
• Arrangere trenermøter jevnlig, gjerne temamøter
• Rapportere status til daglig leder før hvert styremøte
• Skrive årsmelding for Sportslig utvalg til årsmøtet
• Påse at banen er brøytet og ellers klar til kamper og trening

VURDERING
Klubben skal framstå som åpen og attraktiv for spillere, deres foreldre, tilskuere, sponsorer og lokalsamfunnet generelt. Sportslig utvalg skal sørge for at målsettingene i klubbens sportsplan oppnås, og skal foreslå eventuelle justeringer og fornyinger av sportsplan for daglig leder.

ANSVARSOMRÅDE
Kasserer er ansvarlig for at KIF Fotball drives i tråd med de regler og vedtekter som gjelder for Norges idrettsforbund, Norges fotballforbund og Kragerø IF Fotball. Kasserer er ansvarlig
for budsjettering og regnskap for klubbens drift og anleggsinvesteringer.

OPPGAVER

Kasserer har blant annet disse oppgavene:

• Sette opp budsjett og framlegg for styret i løpet av januar. Revidere budsjettet før årsmøtet dersom det er behov. Alle kvartalsregnskap skal framlegges styret sammen med justerte prognoser for resten av året.
• Varsle daglig leder og/eller styret umiddelbart ved uforutsette utgifter som påvirker regnskapet i betydelig grad, for eksempel skader på anlegg eller utstyr
• Framlegge regnskap og budsjett for årsmøtet
• Ta daglige oppgjør i kiosken
• Avstemme og bilagsføre lotterier
• Føre oversikt over lagøkonomi, holde lagenes økonomiansvarlige orientert om status
• Fakturere kunder uten ugrunnet opphold
• Betale fakturaer uten ugrunnet opphold
• Sørge for lovmessig oppbevaring av bilag/regnskap

VURDERING
Kasserer holder god oversikt over klubbens økonomi, og arbeider på en ryddig og tillitsvekkende måte. Klubben opptrer alltid 100 % i tråd med reglene for regnskap i idrettslag og generelle skatteregler, alle klubbens økonomiske disposisjoner tåler dagens lys. Hele styret har alltid innblikk i klubbens økonomi og status i forhold til budsjetter.

1. Mål for stillingen
Daglig leder skal lede klubben på en slik måte at klubbens visjoner, verdier og mål sikres og styrkes, samt at trygghet kan utvikles både for klubbens posisjon i lokalsamfunnet og for virksomhetens medarbeidere.

2. Organisatorisk plassering
Nærmeste overordnede til daglig leder er klubbens styre. Utenom styremøtene rapporterer daglig leder til styreleder.

3. Ansvar og myndighet
a) Daglig ledelse omfatter ikke saker som er av uvanlig art eller stor betydning for klubben. Slike saker skal forelegges styret.
b) Daglig leder har sammen med styret et ansvar for å forvalte klubbens menneskelige og materielle ressurser. Han/hun skal lede klubben i samsvar med lovbestemmelser, forskrifter,
vedtekter og beslutninger truffet i styret.
c) Daglig leder skal i samarbeid med styret fastsette klubbens mål og strategier, for deretter sammen med styret ta ansvar for en effektiv ledelse av alles innsats for å innfri disse.
d) Daglig leder plikter å informere styret om viktige forhold i og utenfor fotballklubben som kan påvirke fotballklubbens stilling, utvikling og omdømme.

4. Fullmakter
a) Daglig leder er tildelt prokura fra styret og har fullmakt til å inngå nødvendige avtaler knyttet til den daglige driften.
b) Avtaler av strategisk karakter skal legges fram for styret til behandling.
c) Klubbens kontoer disponeres av daglig leder sammen med den økonomiansvarlige i styret.
d) Avtaler med økonomisk ramme ut over kr. 10.000,‐ skal alltid framlegges styret for vedtak.
e) Utbetalinger over kr. 100.000 skal alltid klareres med styrets leder.
f) Eventuelle tillitsverv og/eller bistillinger skal godkjennes av styret.

5. Arbeidsoppgaver

5a – Daglig drift:

• Daglig leder skal være godt synlig i klubbmiljøet.
• Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner.
• Sørge for at klubbens kommunikasjonssystemer til enhver tid fungerer hensiktsmessig og oppdatere med relevant informasjon.
• Holde klubbens trenere, lagledere og andre ressurspersoner orientert om praktiske forhold rundt baner, utstyr, trening, kamper, kursing etc.
• Føre medlemsregister og innfordre medlemskontingenter.
• Være klubbens pressekontakt.
• Hovedansvarlig for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF i saker av ikke-sportslig karakter.
• Føre bilag og behandle inn‐ og utgående fakturaer.
• Holde løpende kontakt med kasserer og revisor.
• Sørge for god oppfølging av kommunen og fylkeskommunen, både administrativt og politisk.
• Lede forhandlinger i forbindelse med overgangssaker vedrørende spillere og trenere.
• Sørge for at klubbens eiendommer ser representative ut.

5b – Forholdet til styret og årsmøtet

• Fastsette agenda for styremøter, lede møtene og skrive referat.
• Rapportere økonomi og øvrig aktivitet på hvert styremøte.
• Ta selvstendige beslutninger på vegne av klubben i henhold til fullmakter.
• Bistå styret ved forberedelse til og gjennomføring av årsmøtet.

5c – Forholdet til utvalg og grupper

• Gruppene og utvalgene er nedsatt av styret og opererer selvstendig og ansvarlig i forhold til sine ansvarsområder og instrukser.
• Gruppene kan søke daglig leders bistand for gjennomføring av oppgaver, innhenting av informasjon og kommunikasjon med medlemmene.
• Daglig leder lager forslag til rollebeskrivelse for grupper og utvalgene og framlegger dem for styret.
• Daglig leder fordeler ansvaret for kioskvaktene på lagene og følger opp dette gjennom sesongen.

6. Ansvar som ikke ligger på daglig leder

• Daglig leder er ikke ansvarlig for klubbøkonomien utover fullmakter nevnt i punkt 4. Styret har det øverste ansvar for klubbens økonomi.
• Daglig leder er ikke ansvarlig for innhenting av politiattester i klubben. Dette ansvaret påligger styret i henhold til lovverket
• Daglig leder er ikke ansvarlig for rekruttering av personer til rollene i utvalg og gruppene. Dette ansvaret påligger styret og kan eventuelt delegeres videre til et utvalg/en komité.
• Daglig leder er ikke ansvarlig for sportslig aktivitet eller sportslige resultater i klubben.
• Der det er hensiktsmessig kan daglig leder på forespørsel representere og utføre oppgaver innenfor alle disse ansvarsområdene, for eksempel ved møter på dagtid hvor styre‐/utvalgsmedlemmene har vanskelig for å stille grunnet sine arbeidsforhold.

Klubbens dommeransvarlige skal sørge for at klubben har god rekruttering av klubbdommere, rekruttdommere og kretsdommere og følge opp disse hele året igjennom. Han/hun er klubbens kontaktperson overfor kretsen i dommersaker.

Dommerne er i en særstilling i klubben siden de opptrer som individuell person i sin rolle, og de må derfor følges opp spesielt. Hva synes de om å dømme på Kragerø stadion i forhold til
andre steder? Får de gode tilbakemeldinger? Har de alt nødvendig utstyr? Har de fått et greit kampprogram fra kretsen? Dommeransvarlig må ta samtaler med dommerne gjennom sesongen for å hjelpe utøveren til å være en del av klubbmiljøet.

Hver vår skal det arrangeres klubbdommerkurs for jenter og gutter på 13‐årstrinnet på klubbhuset. Vi sørger for servering (gjerne pizza og mineralvann), mange av dem kommer
ofte rett fra trening til dette kurset. Vi ønsker primært å bruke lokale kretsdommere som kursholdere, dersom ikke det er mulig ber vi kretsen om hjelp til å finne en som kan holde kurset.

Alle klubbdommere, trenere og lagledere må legges inn på klubbens Facebookgruppe for klubbdommere.

Dommeransvarlige skal vurdere klubbdommerne med tanke på hvem som kan tenkes å ville gå videre som rekruttdommer. Disse skal tilbys dommerkurs gratis og med transport dekket
av klubben.

Dommeransvarlig skal jobbe for å holde dommernes anseelse høy. En god fotballkamp er helt avhengig av en dyktig dommer, og det er viktig for klubben at vi gjør bra innsats på dette området.

Vi har nulltoleranse for kjefting på dommere i Kragerø med særlig skjerming for klubbdommere. Ved overtredelse skal dommeransvarlige kontaktes, som kontakter de involverte partene og rydder opp i situasjonen snarest mulig. Rapportering til kretsen kan i noen tilfeller oppfattes som en forsterking av en konflikt og skal kun skje der hvor ikke saken kunne løses gjennom direkte dialog mellom partene.

Klubbens rekrutteringsansvarlige skal sørge for å kjøre klubben og vårt tilbud kjent blant barn og foreldre ved overgang fra barnehage til skole. Han/hun skal sørge for at det hver høst etableres treningstilbud til førsteklassingene, og at spillergruppen får en foreldregruppe rundt seg i de ønskede roller som trener(e), lagleder og økonomiansvarlig. Dette gjøres på første foreldremøte, som initieres av rekrutteringsansvarlig.

På første foreldremøte skal klubbens visjoner og kjerneverdier presenteres og utdypes. Hovedpunktene i NFFs retningslinjer for barnefotballen og klubbens forhold til dem gjennomgås.

Rekrutteringsansvarlig skal, på arrangementer som Fritidsmessa, Tine fotballskole og skolemesterskapet i fotball til å nå fram med vårt tilbud og markedsføre klubben. Tiltakene planlegges god tid i forveien, og det er mulig å engasjere flere av klubbens medlemmer på stands/treninger og lignende.

De nye lagene bør meldes på en cup allerede første året slik spillerne får oppleve å ha på seg klubbdrakta, spille kamper og få premie. Det kan eventuelt også inviteres til spillkvelder på Kragerø stadion hvor naboklubbene inviteres.

Klubben bruker aktivt følgende av idrettens systemer: FIKS (Fotballens informasjons‐ og kommunikasjonssystem), KlubbAdmin og Treningsøkta.no. Det er systemansvarliges ansvar å sørge for nødvendige brukertilganger og opplæring av systemene. 

Informasjonen i FIKS synkroniseres videre til apper og andre nettsteder, slik at en konkret og riktig informasjon her vil gjøre det enklere for brukere å finne relevant informasjon om klubben, lagene og aktivitet. 

Treningsøkta.no er et trenerverktøy hvor man kan finne skoleringsplaner, legge opp treningsøkter, logge treningsfremmøte, analysere spillerutvikling. Verktøyet oppleves (per 2017) som noe vanskelig å ta i bruk og opplæring er derfor ekstra viktig.

Vi har valgt KlubbAdmin som vårt digitale medlemsregister. Informasjonen herfra kjøres enkelt over til Idrettsforbundet ved den årlige medlemsrapporteringen. Det er derfor av avgjørende betydning at informasjonen her til enhver tid er oppdatert slik at riktige data blir rapportert. Klubben ønsker derfor ikke gi tilgang til håndtering av medlemssystemet til flere enn to personer. Det er systemansvarliges ansvar å sørge for god opplæring til personene som skal bruke disse systemene, enten ved at vedkommende selv står for opplæringen eller ved å sørge for ekstern kursing.

Rollen skal legge til rette for at klubben jobber systematisk for at KIF fotball skal lykkes i nå de mål som klubben setter seg, at klubben etterlever de gitte standarder som den selv har
satt og som NFF krever av en kvalitetsklubb. Rollen skal besettes av et styremedlem.

I dette inngår blant annet:

• Å tilegne seg og opprettholde inngående kunnskap om kvalitetsklubbkonseptet og være pådriver for å kommunisere i klubbens planverk og praksis hva NFF legger i god kvalitet.
• Å etablere, følge opp og vedlikeholde KIF Fotball sitt kvalitetssystem
• Være klubbens kvalitets sikrer og kontaktperson mot NFF Telemark og NFF i kvalitetsklubbspørsmål.
• Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener, leder og verdiarbeid i klubben.
• Å arbeide for å sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret for dermed å legge til rette for at klubben etterlever de retningslinjene som er lagt.
• Å følge opp og utbedre eventuelle avvik fra kriteriesettet.

Klubbens Fair Play‐ansvarlige påser at medlemmene er kjent med klubbens verdier og at vi etterlever målene vi har satt oss som Fair Play‐klubb.

Kragerø IF Fotball skal framstå som en attraktiv arena for gjestende lag. Dette skal gjøres ved å etterleve kravene og intensjonene med Fair Play og sørge for at eventuelle overtramp blir
fanget opp og eventuelle sviktende rutiner blir identifisert og forbedringer blir gjennomført.

Klubben skal ta vertskapsrollen på alvor, både gjestende lag, tilskuere og dommere skal føle seg godt tatt imot og ivaretatt på Kragerø stadion. Det skal være enkelt å finne fram på
stadionområdet selv om man ikke har vært der før, og det skal tilordnes egne områder for tilskuere atskilt fra spillere/trenere/lagledere.

Fair play skal stå på agendaen på klubbseminar hvert år og skal være synlig i klubbens sportsplan, håndbok og verdidokumenter.

Den ansvarlige for politiattester har ansvaret for å informere om ordningen overfor alle trenere og lagledere i klubben som skal fremvise gyldig politiattest. Ordningen gjelder alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits‐ eller ansvarsforhold overfor mindreårige (under 18 år).

FØLGENDE ROLLER I KIF SKAL FRAMVISE ATTEST:

• Trenere
• Assisterende trenere
• Lagleder

ANSVAR OG OPPGAVER:

• Politiattestansvarlig signerer formålsattest på vegne av den som skal søke om politiattest. Hver enkelt er selv ansvarlig for søknadsprosessen.  Les mer om politiattest på NIFs nettsider. 
• Ansvarlig for politiattester skal minimum to ganger pr. kalenderår (vår og høst) sjekke utløpsdato for levert politiattest, og gi beskjed til personer hvis attest er eldre enn 34 måneder slik at disse kan søke om ny før frist utløper (36 mnd.)
• Nedtegne opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen samt dato for utstedelse av attest. Selve attesten beholdes av søkeren.
• Oversikt skal føres elektronisk, og oppbevares i klubbens administrasjon.
• Personer som ikke leverer politiattest eller har anmerkninger på attesten, skal ikke gis oppgaver som innebærer et tillits‐ eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
• Gyldighet på attest er 3 år.

Kragerø IF Fotball har en av kretsens største og mest moderne kiosker, et samlingssted som utmerker seg også blant besøkende fra andre klubber. Den er en av klubbens aller viktigste
inntektskilder, og samtidig en viktig del av den flotte helheten vi ønsker å tilby alle som besøker Kragerø stadion gjennom året.

Kioskansvarlig skal sørge for at produktutvalget er innbydende og salgbart, og samtidig ha et bevisst forhold til ernæring i det som tilbys for salg.

Sammen med daglig leder setter kioskansvarlig opp en plan for året hvor nivåene på servering tilpasses forventet aktivitet. På hvilke dager skal det grilles? Skal vi av og til servere
varm mat? Når starter vi med å selge ned lageret med iskrem? Denne type beslutninger må tas god tid før sesongstart og kommuniseres til de lagøkonomiansvarlige.

Kioskansvarlig skal sørge for at det er nok varer i hyllene, og kan enten handle selv eller be daglig leder gjøre det.

Daglig leder tar seg av all planlegging og kommunikasjon vedrørende bemanning i kiosken. Kasserer foretar daglige oppgjør.

17. mai-arrangementet på Kragerø stadion

Med utgangspunkt i at idrettsforeningen er hovedarrangør og ansvarlig for arrangementet, har gruppa J10 ansvar for å pynte hovedporten, gjøre klart til fotballkamp mellom russen og KIF / politikere og hjelpe håndballgruppa å avvikle fartsmåling med ball. Vær tilgjengelige for å hjelpe kioskgruppa ved behov.

• Porten skal pyntes med bjerkeris og flagg. Dette bør gjøres kvelden 16 eller tidlig morgen. Flagg er i kottet i bua, hent kvister og ta med strips.
• Merk opp bane i hjørnet mot ballbingen med tau som er i utstyrsboden. 7èr mål og 5èr bane. Avklar med styret om dommer og spillere er avtalt.
• 1 person hjelper håndballen i gang. Lasermåler er i kott i bua. Whiteboard m/ tusj settes opp ved siden av målet for resultater.
• I etterkant av arrangementet er gruppa ansvarlig for å rydde sitt område. Husk porten!. Det kan også være lurt å ha et øye til at kvalitetsklubbflagget blir byttet med norsk flagg før folk kommer og at det byttes tilbake i etterkant ( Friidrettens ansvar)